Com et podem ajudar?

Categoria professional: ADMINISTRATIU/VA

DESCRIPCIÓ DEL LLOC DE TREBALL:

Funcions:

• Recepció i atenció al públic
• Atendre trucades telefòniques i derivar-les. La majoria de les trucades i consultes es fan en català i la resposta s’hauria de fer en la mateixa llengua. Cal poder atendre les trucades en castellà, si és la llengua de l’interlocutor.
• Rebre persones que han concertat reunió o es presenten espontàniament i adreçar-les a la persona de referència corresponent segons el tema. Les visites solen ser de representants d’entitats o empreses o bé de mestres o altres perfils de la comunitat educativa.
• Lliurar materials preparats per ser recollits a la seu de les Secretaries de Barcelona+Sostenible.
• Gestionar inscripcions a actes i activitats: recepció d’inscripcions a actes per telèfon, correu electrònic i via web; confecció de llistes d’inscrits en bases de dades (Access) i confirmació personalitzada de les inscripcions als interessats.
• Donar respostes a consultes estàndard per telèfon i correu electrònic.
• Fer trucades estandaritzades, enviar missatges estandaritzats per correu electrònic i eventualment cartes estandaritzades per correu postal.
• Gestió de correu electrònic i trameses de publicacions
• Dur un control actualitzat de l’estoc de publicacions i materials als magatzems.
• Atendre i gestionar consultes per correu electrònic. La majoria de les consultes es fan en català i la resposta s’hauria de fer en la mateixa llengua. Cal poder atendre les consultes en castellà, si és la llengua de l’interlocutor.

Suport a actes i activitats

• • Cercar i reservar locals disponibles seguint les indicacions de l’equip tècnic.
  • Reservar càterings seguint les indicacions de l’equip tècnic.
  • Preparar “packs” estàndard de materials necessaris per a reunions i altres actes.
  • Imprimir documents i fer fotocòpies.
  • Donar suport logístic durant la realització d’actes i activitats: recepció, llista d’assistents, preparació i distribució de documentació (valorar si també, eventualment, realització de fotografies dels actes).

Tràmits i gestions vinculades als signants de la xarxa Barcelona+Sostenible

• Actualitzar les bases de dades d’entitats o d’escoles, persones, activitats i contactes (Access).
• Rebre i fer el buidat dels formularis emplenats en resposta a convocatòries de la Secretaria (fulls d’avaluació, qüestionaris, fitxes de bones pràctiques).
• Comunicació
• Actualitzar la llista de distribució del butlletí electrònic.
• Maquetar documents utilitzant plantilles i estils preestablerts (Word), passar el corrector automàtic de català, transformar arxius Word a pdf.
• Col·laborar en l’actualització de presentacions en Power Point per a diversos actes i ponències, seguint indicacions de l’equip tècnic de la Secretaria.
• Obtenció d’indicadors i suport a l’elaboració de memòries de gestió
• Fer buidats i extreure dades de les bases de dades d’entitats, d’escoles, persones, activitats i contactes a demanda de l’equip tècnic (Access i exportació d’Access a Excel i Word).
• Confeccionar gràfics seguint indicacions de l’equip tècnic (Excel).

Tràmits administratius

• Sol·licitar, rebre, registrar i arxivar o derivar al departament corresponent documents administratius (textos de convenis, fotocòpies de NIF, estatuts, certificats conforme s’està al corrent de les obligacions fiscals, poders...).

Gestió interna

• Assistir i participar a les reunions de coordinació i totes les que es requereixin i redactar-ne les actes.
• Col·laborar en la redacció d’informes mensuals de gestió i indicadors mensuals de seguiment dels programes

REQUISITS:

2. Redacció i ortografia correcta en català
3. Coneixements mitjans d’ofimàtica a nivell d’usuari (Word, Excel, Access i Power Point)
4. Experiència en tracte amb el públic

Formació (nivell): Cicle formatiu superior en Administració i Gestió (Gestió Administrativa i preferentment, Secretariat).

Formació en PRL: formació bàsica.

Formació mediambiental: es valorarà positivament. És molt important que encara que no tingui formació en l’àmbit sí hi hagi certa sensibilitat en l’educació ambiental i la sostenibilitat.

Altres:

Centre de treball: Fàbrica del Sol

Horari: de dilluns a dijous 8:00-14:00-15:00-17:30 i divendres 8:00-14:00.

Condicions: treball estable.

Identificació del lloc de treball

Àrea/Departament:

Explotació Punt Verd de Barri (Tres Torres)

Denominació del lloc de treball:

Encarregat/da Punt Verd de Barri (Tres Torres)

Grup i nivell Professional:

Grup 4 Nivell 2

Lloc superior jeràrquic:

1.- Supervisor/a de PVB

2.- Responsable de Gestió de Punts Verds de Barri

Missió

Atenció al públic i gestió i classificació de dels residus aportats pels usuaris.

Naturalesa i abast del lloc de treball

Activitats i resultats bàsics:

• Obrir i tancar el PVB en l’horari establert.
• Control d’accessos de treballadors externs (persones i vehicles)
• Atenció al públic, rebre els residus aportats pels usuaris, depositar-los en contenidors sempre que sigui possible i assessorar-los.
• Informar i fer complir les normes de la instal·lació.
• Classificació, disposició i etiquetatge dels residus perillosos.
• Conèixer el tractament i aprofitament dels diferents residus, per realitzar una activitat activa d’educació ambiental.
• Mantenir les instal·lació neta i ordenada, controlant que no s’acumulin els residus (avisant amb antelació al transportista).
• Conèixer les responsabilitats dins del SIG i aplicar-les.
• Informació als usuaris sobre descomptes en la TMTR o taxes de recollida municipals, etc.

Requeriments del lloc de treball:

Formació bàsica: estudis mitjans.

Coneixements específics:

Formació bàsica PRL, es valorarà curs 50h.

Sensibilitat pels temes ambientals

Experiència prèvia: molt valorable que hagi treballat abans en algun Punt Verd com a suplent.

Idiomes: parlar i escriure català i castellà.